Intekenlijst voor vrijwilligers
Of het nu gaat om een schoolfeest, een sponsorloop of een opruimactie in de buurt: met een intekenlijst voor vrijwilligers heeft elke dienst genoeg handen. Vrijwilligers kiezen een tijd die hun uitkomt, en volle diensten sluiten automatisch.
Geen account nodig, niet voor jou en niet voor je gasten.
Zo werkt het
- Begin met het sjabloon. De onderdelen staan er al in. Pas namen, datums en plekken aan je plannen aan.
- Deel één link. Stuur hem via WhatsApp, e-mail of sms. Mensen openen hem op elke telefoon of computer.
- Zie hoe de lijst volloopt. Iedereen kiest een onderdeel en typt zijn naam. Volle onderdelen sluiten automatisch, en wie te laat is, kan op de wachtlijst.
Zo plan je vrijwilligersdiensten
Verdeel de dag in diensten van twee tot drie uur. Bij langere diensten aarzelen mensen om zich in te schrijven, en kortere diensten zorgen voor te veel wisselmomenten.
Vergeet opbouwen en opruimen niet. Dat zijn de diensten die het moeilijkst vol raken, dus zet ze bovenaan de lijst, waar mensen ze als eerste zien.
Bepaal het aantal plekken per dienst op basis van de taak, niet op basis van hoeveel mensen je hoopt dat er komen. Het is makkelijker om later nog één helper te vragen dan om mensen naar huis te sturen.
De taken beschrijven
Gebruik het opmerkingenveld bij elk onderdeel om te zeggen wat de dienst inhoudt, bijvoorbeeld “kaartjes verkopen bij de ingang” of “tafels sjouwen, draag stevige schoenen”. Vrijwilligers die weten wat ze kunnen verwachten, komen vaker echt opdagen.
Tips
- Zet in de beschrijving waar mensen zich melden en bij wie.
- Houd bij drukke diensten een of twee plekken vrij voor helpers die zich op het laatste moment melden.
- Deel de link op dezelfde plek waar je het evenement hebt aangekondigd, zodat mensen meteen kunnen reageren.
- Download de spreadsheet de dag van tevoren, zodat je ook zonder internet een lijst hebt.
- Stuur iedereen achteraf een bedankje. Wie zich gewaardeerd voelt, schrijft zich de volgende keer weer in.
- Gebruik de lijst volgend jaar opnieuw met “Deze lijst kopiëren” op je organisatorpagina.
Klaar om te beginnen? Met één klik maak je je vrijwilligersrooster.
Maak je lijstVragen
Kunnen vrijwilligers zich voor meer dan één dienst inschrijven?
Ja. Ze kunnen zich voor zoveel onderdelen inschrijven als ze willen, één voor één.
Wat gebeurt er als een dienst vol is?
De dienst wordt als vol gemarkeerd en niemand anders kan zich er nog voor inschrijven, dus je krijgt nooit dubbele boekingen.
Kan ik iemand uit een dienst halen?
Ja. Op je organisatorpagina kun je iedereen verwijderen, en dan komt die plek weer vrij.
Meer sjablonen voor intekenlijsten
Intekenlijst voor een potluck
Een potluck werkt het best als iedereen weet wat de anderen meenemen.
Fruitrooster voor de klas
Leerkrachten en klassenouders gebruiken een fruitrooster, zodat er elke week één gezin iets gezonds meeneemt.
Intekenlijst voor een taartenverkoop
Een goede taartenverkoop heeft twee dingen nodig: genoeg lekkers en genoeg mensen achter de kraam.
Fruitrooster voor het team
Bij de meeste jeugdteams nemen ouders om de beurt fruit en drinken mee.